Wpisanie w wyszukiwarkę hasła o wzorze listu motywacyjnego daje setki gotowych tekstów. Wszystkie brzmią podobnie, bo powstały z tego samego szablonu, i rekruter czytający dziesiątą taką aplikację rozpoznaje go po pierwszym zdaniu.
Wzór ma sens jako szkielet, czyli kolejność akapitów i to, co w każdym z nich powiedzieć. Treść musi jednak pochodzić skądinąd. Jedynym sensownym źródłem jest ogłoszenie, na które odpowiadasz.
Kiedy list ma sens, a kiedy jest stratą czasu
Napisz go, gdy pracodawca wprost o niego prosi, gdy zmieniasz branżę i sama historia zatrudnienia nie tłumaczy Twojej kandydatury, gdy masz w życiorysie coś wymagającego kontekstu, oraz wtedy, gdy zależy Ci na tej jednej konkretnej firmie i potrafisz powiedzieć dlaczego.
Odpuść, gdy formularz nie przewiduje takiego pola, gdy aplikujesz przez portal z jednym przyciskiem, i wtedy, gdy jedyne, co masz do napisania, to powtórzenie CV innymi słowami. List, który niczego nie dodaje, obniża wrażenie zamiast je poprawiać.
Wzór: cztery akapity
Akapit 1. Na co odpowiadasz i jedno zdanie, które łączy Cię z tym stanowiskiem. Bez zapowiedzi, że będzie miło.
Akapit 2. Dowód. Jedna sytuacja z Twojej pracy odpowiadająca najważniejszemu wymaganiu z ogłoszenia, opisana konkretnie i zakończona efektem.
Akapit 3. Dlaczego ta firma. Coś, czego nie da się przekleić do innej aplikacji.
Akapit 4. Zamknięcie. Jedno zdanie o gotowości do rozmowy, bez ozdobników.
Cztery akapity mieszczą się na połowie strony. Dłuższy list bywa czytany po łebkach, więc dokładanie piątego akapitu zwykle działa przeciwko Tobie.
Skąd wziąć materiał
Otwórz ogłoszenie i wypisz z niego trzy rzeczy. Po pierwsze, wymaganie postawione na pierwszym miejscu w sekcji oczekiwań, bo kolejność zwykle odzwierciedla wagę. Po drugie, słowa, którymi firma nazywa stanowisko i narzędzia. Po trzecie, cokolwiek konkretnego o samej organizacji: etap rozwoju, rynek, sposób pracy.
Pierwsze trafia do akapitu drugiego jako temat dowodu. Drugie decyduje o Twoim słownictwie, bo nazywanie roli tak jak nazywa ją pracodawca ułatwia dopasowanie i rekruterowi, i systemowi porządkującemu zgłoszenia. Trzecie wypełnia akapit o firmie.
Jeśli po tym ćwiczeniu nie masz czym wypełnić akapitu trzeciego, to sygnał, że o firmie nie wiesz nic. Wtedy albo doczytaj, albo napisz o samym stanowisku, zamiast produkować komplement pasujący do każdej organizacji.
Przykład, ogłoszenie na młodszego specjalistę do spraw kadr i płac:
Szanowni Państwo,
odpowiadam na ogłoszenie na stanowisko młodszego specjalisty do spraw kadr i płac. Od dwóch lat prowadzę dokumentację pracowniczą w firmie zatrudniającej 80 osób i chcę rozwijać się w stronę pełnej obsługi kadrowo-płacowej.
W obecnej pracy odpowiadam za akta osobowe, ewidencję czasu pracy i przygotowanie danych do naliczania wynagrodzeń. Uporządkowałam obieg wniosków urlopowych, przenosząc go z papieru do wspólnego arkusza z automatycznym podsumowaniem, dzięki czemu zamknięcie miesiąca przestało wymagać dopytywania kierowników o brakujące zgody.
Zwróciłam uwagę na Państwa ogłoszenie ze względu na zapowiedź wdrożenia nowego systemu kadrowego. Zmianę systemu przechodziłam już raz, po stronie osoby przenoszącej dane i sprawdzającej ich poprawność, i jest to etap, w którym chcę uczestniczyć ponownie.
Chętnie opowiem o szczegółach podczas rozmowy.
Z wyrazami szacunku,
Anna Kowalska
List zajmuje pół strony, każdy akapit niesie inną informację, a żaden z nich nie pasowałby do innego ogłoszenia bez przeróbki.
Sprawdź, jak Twoje CV wypada przy konkretnej ofercie
Wgraj dokument i zobacz, które wymagania spełniasz, a czego brakuje. Wynik dostajesz w około 30 sekund.
Zdania, które trzeba usunąć
Kilka sformułowań wraca w niemal każdym liście i za każdym razem zajmuje miejsce bez żadnego zysku.
- Z wielkim zainteresowaniem przeczytałem Państwa ogłoszenie. Skoro piszesz, to je przeczytałeś.
- Jestem osobą kreatywną, komunikatywną i dobrze zorganizowaną. Trzy przymiotniki, których nikt nie zweryfikuje.
- Praca w Państwa firmie byłaby dla mnie ogromną szansą na rozwój. Mówi o Twoich korzyściach, a rekruter szuka swoich.
- Spełniam wszystkie wymagania zawarte w ogłoszeniu. Deklaracja bez dowodu, którą i tak sprawdzi CV.
- Jestem przekonany, że moje umiejętności okażą się przydatne. Zdanie bez treści, zwykle stawiane na końcu z braku lepszego pomysłu.
Zasada jest prosta: jeśli zdanie da się przenieść do innej aplikacji bez zmiany choćby jednego słowa, usuń je.
Formalności
Adresata podaj imiennie, jeśli ogłoszenie zawiera nazwisko osoby rekrutującej. Gdy go nie ma, wystarczy zwrot ogólny bez zgadywania płci i tytułów.
Trzymaj długość do połowy strony, maksymalnie do trzech czwartych. Używaj tego samego kroju pisma co w CV, żeby dokumenty wyglądały na komplet. Nazwij plik czytelnie, nazwiskiem i rodzajem dokumentu, zamiast zostawiać domyślną nazwę z edytora.
Wysyłaj w tym samym formacie co CV. Jeśli aplikujesz mailem, nie zostawiaj pustej treści wiadomości z dwoma załącznikami, tylko wklej w nią krótkie wprowadzenie.
FAQ: pytania, które wracają najczęściej
Czy list motywacyjny jest dziś jeszcze potrzebny?
Coraz rzadziej wymagany, ale nadal przydatny w kilku sytuacjach: przy zmianie branży, przy przerwie w życiorysie, przy aplikacji do konkretnej firmy, na której Ci zależy, i wtedy, gdy pracodawca wprost o niego prosi.
Jak długi powinien być list motywacyjny?
Do połowy strony A4, cztery krótkie akapity. Dłuższy tekst bywa przeglądany pobieżnie, więc dokładanie treści zmniejsza szansę, że najważniejsze zdanie zostanie przeczytane.
Czy list motywacyjny jest odczytywany przez systemy rekrutacyjne?
Bywa wczytywany razem z CV, jeśli formularz przewiduje osobne pole na załącznik. Obowiązują go te same zasady formatowania co CV: zwykły tekst, jedna kolumna, bez tabel i grafik.
Czy można wysłać ten sam list do kilku firm?
Szkielet zostaje, treść nie. Akapit z dowodem i akapit o firmie trzeba pisać od nowa przy każdym ogłoszeniu, bo to one decydują, czy list wnosi cokolwiek ponad CV.
Co napisać, gdy nie mam doświadczenia w danej dziedzinie?
W akapicie z dowodem opisz sytuację najbliższą wymaganiu: projekt, wolontariat, pracę dorywczą, kurs zakończony konkretnym efektem. Zamiast pisać o braku doświadczenia, pokaż to, co realnie zrobiłeś w tę stronę.
Podsumowanie
Wzór listu motywacyjnego daje Ci kolejność akapitów i nic poza tym. Materiał leży w ogłoszeniu: pierwsze wymaganie z listy oczekiwań idzie do akapitu z dowodem, słownictwo firmy do całego tekstu, a konkret o organizacji do akapitu o tym, dlaczego akurat ona. Usuń każde zdanie, które przeszłoby bez zmian do innej aplikacji, zmieść całość na połowie strony i wyślij razem z CV w tym samym formacie.